Ako efektívne pracovať z domu za použitia digitálnych technológií a nástrojov
Rýchly vývoj pandémie a opatrení súvisiacich s jej potláčaním prinútili mnoho firiem všade vo svete rýchlo zaviesť prácu z domu a presunúť svoje operácie online. Vo svetle týchto udalostí sa technológie pre vzdialenú prácu zrazu dostali do centra diania. Navyše, dôležitosť rôznych nástrojov umožňujúcich vzdialenú prácu ako aj iných technológií zvyšujúcich bezpečnosť zamestnancov bude v budúcnosti iba rásť. Napriek dočasnej povahe zmien spôsobených pandémiou sa vzdialená práca a online služby s najväčšou pravdepodobnosťou stanú novými normami v mnohých odvetviach.
V tomto článku sa pokúsime popísať, ako efektívne pracovať z domu za použitia technológií a digitálnych nástrojov ktoré máme k dispozícii.
Spoločné výzvy práce z domu
Samozrejme, prechod celej spoločnosti na prácu z domu nie je jednoduchý, obzvlášť ak ide o náhlu zmenu ako v Marci-Apríli 2020. Celý proces je obvykle sprevádzaný sériou kompromisov od zamestnancov ako aj od manažmentu spoločnosti. Medzi najčastejšie výzvy práce na diaľku patria:
Time manažment. Pri prechode na prácu z domu sa manažéri musia uistiť, že neutrpí produktivita tímov a preto musia vyvinúť postupy aby produktivitu udržali pod kontrolou. Na druhej strane, práca z domu by nemala u zamestnancov zotrieť hranicu medzi pracovným a súkromným životom.
Výber nových nástrojov a budovanie infraštruktúry. Mnoho procesov vyžadujúcich komunikáciu tvárou v tvár musí byť rýchlo zmenených a reorganizovaných. Za týmto účelom musí manažment vybrať vhodné nástroje a v niektorých prípadoch vybudovať novú infraštruktúru aby udržal efektívnu spoluprácu, rýchlu spätnú väzbu, či vytvoril nové komunikačné praktiky a štandardy.
Zmena tradičných procesov. Prechod na prácu z domu neovplyvňuje iba ľudí, ale aj procesy. V niektorých prípadoch musia byť tradičné procesy zmenené a zbavené postrádateľného osobného kontaktu. Napríklad, dlhotrvajúce brainstormingové sústredenie celého oddelenia, musí byť zmenené na niekoľko online meetingov s vybranými najdôležitejšími členmi tímu.
Bezpečnosť. Jednou z najväčších technologických výziev práce z domu je zabezpečenie vysokej bezpečnosti komunikácie a výmeny dát medzi vzdialenými stanicami. Napokon, mnoho ľudí využíva zraniteľné domáce alebo dokonca verejné WiFi hotspoty. Vedenie podniku preto musí zapracovať na nových bezpečnostných štandardoch prispôsobených pre prácu z domu.
Tipy pre efektívnu prácu z domu
Buďte flexibilní a budujte dôveru
Masový presun z prezenčnej práce na prácu z domu by bol sotva možný bez dôvery medzi majiteľmi podnikov a ich zamestnancami. Bez vzájomnej dôvery by práca z domu bola zaťažená nekonečným mikromanažmentom, monitorovaním v reálnom čase a reportingom. Naopak, množstvo prieskumov naznačuje že dobre zavedené praktiky práce z domu a flexibilné rozvrhy zvyšujú produktivitu. Viac ako 50 percent zamestnancov pracujúcich na diaľku je pripravených pracovať nadčas, zriedka sú práceneschopní a vykazujú zvýšenú spokojnosť so svojim zamestnaním.
Aby ste využili všetky výhody práce z domu, odporúča sa vybudovať procesy s vyšším zameraním na výsledok než na samotný proces. Stanovenie jasných cieľov a míľnikov pomáha sledovať pokrok a udržiavať flexibilné pracovné dojednania.
Poskytnite vhodné nástroje
Či už zamestnanci pracujú z domu, alebo prezenčne, v určitom čase si musia osvojiť technologické zmeny na pracovisku. Aby sa zamedzilo frustrácii, ktorú ľudia obvykle zažívajú keď sa naraz učia používať mnoho nových nástrojov, je vhodné mať zavedený základný balík nástrojov, ktorý zahŕňa digitálne systémy a softvér plne pokrývajúce potreby vzdialených tímov.
Zvážte nástroje pre vzdialenú spoluprácu, komunikáciu, časový manažment, riadenie úloh či zdieľanie pracovnej plochy ktoré už vaše tímy využívajú. Otestujte rôzne možnosti a prispôsobte ich špecifickým kritériám vašich projektov. Analyzujte ich obmedzenia (niektoré systémy dokážu obslúžiť obmedzený počet používateľov), alternatívy, používateľský zážitok, cenu, potrebný tréning a podobne. Používanie zabehnutého a dobre premysleného stacku technológií pre vzdialenú prácu výrazne uľahčí prechod a pomôže tímom rýchlejšie sa prispôsobiť novému pracovnému prostrediu.
Odkomunikujte pokyny, štandardy, zmeny, procesy
Očividne nestačí iba tímy vybaviť novými nástrojmi. Nie každý je schopný zariadiť si zoma efektívne pracovné prostredie, aj v prípade že má k dispozícii vhodné nástroje. Práve preto je nezbytné jasne odkomunikovať nové pokyny súvisiace so vzdialenou prácou, založiť nové štandardy, opísať procesy a pracovné toky a rýchlo reagovať na spätnú väzbu.
Dajte čas
Implementácia novej technológie na pracovisku alebo v home office vyžaduje čas a prináša nutnosť osvojenia si nových zručností. V čase pandémie muselo mnoho podnikov zo dňa na deň zaviesť prácu z domu a sotva mohli zamestnancom poskytnúť čas na prispôsobenie. Avšak v menej extrémnych podmienkach je nevyhnutné ľuďom poskytnúť čas aby si zvykli na nové postupy. V prípade potreby je vhodné poskytnúť taktiež tréning a podporu.
Výhody technológií pre vzdialenú prácu v čase krízy a po nej
Existuje viacero výhod a nevýhod vyplývajúcich zo zavedenia vzdialenej práce a zvýšenej flexibility v bežných pracovných procesoch. Avšak benefity technológií ktoré umožňujú flexibilnú organizáciu času a práce na pracovisku, vzdialenú spoluprácu a plný home office sú neodškriepiteľné. Tu sú iba niektoré z nich:
- Zvýšená produktivita a prístup zameraný na výsledky pri dobre zavedenom procese vzdialenej práce
- Úspora času a nákladov vďaka redukcii cestovania a plánovania ciest
- Nižšie nároky na rozlohu kancelárskych priestorov
- Znížená environmentálna záťaž
- Flexibilné praktiky spolupráce nezávislé od fyzickej lokality členov tímu
- Väčší výber talentov vďaka globálnym príležitostiam pre spoluprácu
Posledný z benefitov v zozname je jedným z najpozitívnejších prínosov technológie na pracovisku vo svetle nerovnomerného rozmiestnenia pracovných síl v určitých sektoroch a explozívneho rozvoja iných sektorov (nedostatok kvalifikovaných pracovníkov je jednou z najväčších výziev napr. v oblasti IoT)
Základné nástroje pre vzdialenú spoluprácu
Väčšina výziev vyplývajúcich zo vzdialenej práce dnes už môže byť našťastie efektívne vyriešených pomocou digitálnych nástrojov, ktorých je na trhu pomerne dosť a vo svetle nedávnych udalostí bude ich počet pravdepodobne len rásť. Tu sú niektoré z najobľúbenejších riešení pre prácu na diaľku:
Pre vzdialenú komunikáciu a spoluprácu v rámci tímov. Slack, Microsoft Teams či Skype for Business, ako aj mnoho ďalších malých aplikácií pre chatovanie v reálnom čase v rámci tímov poskytujú dobrý technologický základ pre komunikáciu na pracovisku a pri práci z domu. Každý z nástrojov má svoje prednosti, väčšina umožňuje zdieľanie obrazovky. Keď základné zdieľanie obrazovky nie je postačujúce, môžete využiť TeamViewer alebo podobné nástroje na vzdialený manažment pracovnej plochy. Pre videokonferencie v rámci veľkých tímov sú výborné nástroje ako Zoom alebo Fuze. Pokiaľ hľadáte pohlcujúcejší zážitok, zariadenia ako Meeting Owl alebo Double priblížia virtuálnu prítomnosť členov tímu tak blízko k fyzickej prítomnosti v kancelárii ako je to možné. Okrem tradičných aplikácií a webových systémov začínajú byť pre vzdialenú spoluprácu čoraz užitočnejšie aj nositeľné zariadenia či iné prepojené nástroje. Máme na mysli VR headsety, AR okuliare a inovatívne slúchadlá ako Acouva, ktoré umožňujú hladkú mnohojazyčnú komunikáciu.
Tímový a projektový manažment. Rôzne typy nástrojov pre riadenie tímov sa líši funkcionalitou, používateľským zážitkom ale aj zameraním na konkrétny sektor/priemysel. Trello je pravdepodobne jedným z najjednoduchších nástrojov pre riadenie malých tímov. Ďalšími obľúbenými nástrojmi sú Basecamp, Monday a Teamwork, ktoré môžu byť prispôsobené rôznym typom tímov a rôznym projektom či procesom. JIRA je jedným z najobľúbenejších nástrojov pre riadenie tímov a projektov pri vývoji softvéru. Iná skupinou nástrojov v tejto kategórii je zameraná špeciálne na sledovanie času. Nájdete tu napríklad manažérsky nástroj Timely, či používateľsky prívetivý Toggl, ktoré zjednodušene fungujú ako pokročilé časovače s možnosťou tvorby výkonnostných reportov.
Sústredenie a produktivita. Tieto softvérové riešenia pre prácu z domu sú odlišnou skupinou keďže sú väčšinou zamerané na jednotlivcov než na tímy. Tieto nástroje pomáhajú potlačiť rozptýlenia a rušivé vplyvy blokovaním aplikácií a webstránok, stíšením notifikácií, stanovením denných cieľov a časovačov. Tieto jednoduché akcie pomáhajú ľuďom lepšie sa sústrediť na úlohy, vybudovať efektívne návyky práce z domu a zvýšiť produktivitu. Medzi týmito nástrojmi nájdete Serene pre macOS, rozšírenie pre prehliadač Chrome StayFocused či open-source nástroj SelfControl.
Budovanie technológie pre prácu z domu s Tvojou Aplikáciou
Ak hľadáte technologického partnera ktorý by vám pomohol vyvinúť softvérové riešenia pre vzdialenú prácu, alebo potrebujete prebudovať vaše podnikové procesy s pomocou digitálnych technológií, tím Tvoja Aplikácia vám môže pomôcť.